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L’étiquette de la négociation et de la révision contractuelle, vous connaissez?

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Je tombais ce matin sur un bon article pour ceux et celles qui s’adonnent régulièrement au surlignage et à la révision (au sens d’y apporter des commentaires et des modifications) de projets de contrats. Le texte en question, s’intitule The 10 Rules of Contract Redlining (Les dix règles relatives à la révision de contrats en mode suivi des changements), que j’ai obtenu par l’entremise de Law Insider. Si vous devez régulièrement commenter et/ou négocier des contrats, ce qui suit vous intéressera.

En pratique, je crois que tout le monde ayant participé à un processus de négociation de contrat s’est buté au problème de l’autre partie (ou avocat) qui ne fait pas les choses à notre façon, en particulier concernant les marques de révision (le fameux «redline»), ce qui complique inutilement les choses. C’est inévitable dans mon expérience -ou l’est-ce vraiment? Qu’on soit partie de l’équipe d’affaires ou des services juridiques, la réalité c’est que tous ne modifient ni ne commentent pas les contrats de la même façon, entre autre parce qu’on a tous appris, eh oui, «sur le tas». Non, l’université ne nous enseigne pas comment le faire et, non, tous les juristes de transactionnel ne le font pas de la même façon, ni avec la même approche. Les résultats peuvent donc s’avérer, disons, inégaux, d’un commentateur à l’autre, incluant parfois de façon surprenante.

Ce texte que je lisais ce matin repose sur le concept de ce que l’auteur nomme «Contract Redlining Etiquette»(«CRE», ou l’étiquette liée à la révision contractuelle entre collègues, disons). L’auteure, Nada Alnajafi (de Contract Nerds) a décliné, au fil de son expérience, des choses à faire et ne pas faire quand on commente et/ou propose des modifications dans un contrat à être négocié. En somme, ce que l’auteure propose c’est de tenter d’en arriver collectivement à une certaine uniformité de la façon de faire des commentaires ou des suggestions de modification à des contrats. Pour ce faire, les règles que propose Nada Alnajafi reposerait sur une sorte d’étiquette (au sens de «code de bienséance») qu’appliqueraient idéalement, tous ceux et celles qui s’adonnent à ce type d’activité.

En résumé, les règles que suggère l’auteure comprennent:

  • Soyez transparents et indiquez tous les changements que vous apportez à un projet de contrat en mode suivi des changements («redline»), en évitant de tenter de berner l’autre partie en en dissimulant (dhu? vous seriez surpris);
  • Utilisez les fonctions tel le suivi des changement, afin de faciliter l’acceptation ou le refus des modifications à la réception de votre version par l’autre partie, au besoin en fournissant aussi une version au propre par courtoisie;
  • Ne vous contentez généralement pas de faire un changement, justifiez-en la nécessité ou le bénéfice en y ajoutant un commentaire d’explication de votre demande (sauf si c’est purement de la forme ou évident ou que cela a déjà fait l’objet de discussions);
  • À l’inverse, limitez vos modifications insérées sans commentaires à des cas d’exception, tel que des dispositions clairement inappropriées ou exagérées, etc.,;
  • Limitez les échanges de courriels pour négocier (éviter l’aller-retour de cinq versions différentes ou plus!), puis changer de moyen de communication, par exemple, en passant à une rencontre, une visio ou un appel téléphonique;
  • Utilisez un code de couleur afin de distinguer les commentaires internes de ceux qui seront dirigés vers l’autre partie;
  • Si vous proposez un changement majeur, soyez prêt à faire les changements correspondants dans le document;
  • Gardez toujours à l’esprit que l’autre partie peut ne pas avoir votre degré de sophistication en terme de technologie, de droit ou de langage dans lequel ce contrat est rédigé; et
  • Validez et contre-vérifiez toujours la version finale du document au moment de produit la version définitive «au propre», afin de vous assurer que le résultat final correspond bien aux discussions et qu’aucun oubli ou erreur ne s’est glissé dans le document au fil des révisions.

Je vous recommande donc son texte, la lecture en vaut la peine si vous devez souvent commenter et/ou modifier des contrats. Faut avouer qu’adopter collectivement un certain code de conduite en révisant des projets de contrats bénéficierait à tous, incluant les juristes et leurs clients, dont en facilitant les échanges de commentaires, en réduisant la confusion et les risques d’erreur, en plus d’augmenter la confiance et le respect que peuvent avoir les parties et leurs procureurs entre eux.

Top 10 des moyens d’optimiser votre utilisation du courriel

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Je tombais ce matin sur un bon billet et dont le titre est 40 One-Sentence Email Tips (40 conseil quant au courriel) qui frappe très près de la cible, selon moi. Autant pour votre bénéfice que le mien, je me permets donc de débuter ma journée en distillant ces conseils en y mêlant des miens, basé sur mon expérience à lire et écrire des courriels depuis 20 ans -depuis le temps des BBS, en fait. Appelons ça de la sagesse numérique, si vous voulez.

Je lisais quelque part récemment  qu’on estime à plus de deux heures le temps qu’un employé d’organisation typique passe désormais à gérer ses courriels, chaque jour! Malheureusement, ce n’est pas parce qu’on y passe autant de temps que l’usager moyen comprend comment le faire correctement ou de façon optimale, oh que non.

Voici donc ma propre version de réflexions quant à la façon  d’utiliser intelligemment le courriel, dont question d’améliorer votre productivité:

  1. Pour réduire le temps que vous dévouez à gérer des courriels, envoyez-en moins -vous en recevez moins;
  2. Réfléchissez avant de consentir à ce qu’une organisation vous place sur sa liste d’envoi (d’infolettres, par ex.): chaque courriel reçu siphonne potentiellement votre énergie (votre attention) et du temps;
  3. Connaissez, entrainez et utilisez intelligemment votre appli de courriel : en 2021, gaspiller son temps à manuellement classer, étiqueter et/ou supprimer des courriel est totalement injustifiable;
  4. Attention au piège que représente le fait de répondre trop rapidement ou en tout temps aux courriels que vous recevez (par ex. instantanément ou à 21:00+): chaque réponse du genre entraine votre interlocuteur à s’attendre au même traitement de ses courriels à l’avenir, c’est une simple question de conditionnement;
  5. Commencez toute nouvelle communication en déterminant si le courriel est un mode approprié pour cet échange spécifique -un texto, une visio ou un appel serait-il plus efficace?: tous les échanges ne se prêtent pas nécessairement bien à un échange par courriels;
  6. Si le courriel s’avère effectivement approprié, choisissez minutieusement le(s) destinataire(s) : évitez de placer en C.C. (copie conforme) un grand nombre de destinataires superflus, sans y réfléchir, afin d’éviter de gaspiller leur temps -c’est un manque de respect!);
  7. Intitulez vos courriels avec un sujet décrivant réellement son contenu («dhu» me direz-vous?), mais vous seriez surpris du nombre de courriels reçu arborant des titres tels «message»);
  8. Débutez vos courriels par une phrase de contexte et un énoncé du but de votre courriel, c’est la phrase clé du courriel : quel est l’action, la réponse ou l’information que vous désirez obtenir?
  9. Dans le corps de vos courriels, soyez bref, autant dans vos phrases que dans vos paragraphes, en évitant les courriels trop longs (au besoin, placez les détails dans une pièce jointe);
  10. Facilitez/accélérez la compréhension du destinataire en utilisant amplement d’espaces, de listes de points identifiés par des puces («bullets») en retrait, etc.: votre lecteur espère probablement traiter votre courriel en 30 secondes ou  moins.

Bien que le courriel s’avère un moyen de communication extraordinaire, bon nombre d’usagers continuent de mal l’employer. Je pense que nous bénéficierions tous de réfléchir un peu plus à ce genre de considérations.

We’re Gonna Need Another Kanye: bonne discussion quant aux contrats en langage clair

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Si vous vous intéressez au processus contractuel, je vous recommande une vidéo de notre ami Jeff Wayland (chez LawInsider), qui reçoit cette semaine un invité discutant de la conversion du contrat d’un artiste célèbre en réponse à sa demande de le rendre plus lisible. L’exercice de révision du contrat et les éléments que soulève l’invité au sujet du processus de rédaction d’un contrat sont tout simplement fascinants, notamment quant à l’idée de «plain language» dans les contrats. Je le recommande chaudement si vous avez 20 minutes.

La discussion tourne autour de ce que cela peut impliquer de rendre un contrat plus facile à lire, notamment dès sa première lecture par un client ou des gens d’affaires. Bien que l’idée de la rédaction en langage clair soit louable, on constate en pratique qu’elle se révèle périlleuse pour une foule de raisons. Vraiment, c’est un beau défi pour quiconque fait des contrats, notamment pour que le rendu soit conforme à l’intention des parties (évidemment), mais aussi que le document résultant fasse, juridiquement, ce qu’il est supposé faire.

On mentionne dans l’entrevue certains efforts de sociétés comme LinkedIn et GE Aircraft à ce sujet, qui se sont servi de diverses méthodes, comme simplifier les phrases elles-mêmes, ou encore fournir un résumé en langage ordinaire pour chaque paragraphe.

Au final, l’exercice de simplification de la langue écrite d’un contrat exige un tour de force du rédacteur, qui doit rendre le texte plus clair pour une personne moyenne sans amputer l’essentiel (juridique) qui se cache derrière les mots. En pratique, c’est passablement plus difficile à faire qu’on pourrait le penser, particulièrement quand le contexte factuel ou juridique, en arrière-plan, est complexe ou implique des concepts juridiques précis qu’on veut invoquer.

La discussion prend pour exemple le contrat de Kanye West, qui s’était plaint de la difficulté de lire et de comprendre les documents composant «son» contrat avec sa maison de disques. Si vous pouvez vous le permettre en sirotant votre café ce matin, je recommande la vidéo.